Nichts geht mehr durch die Finger
Gestartet wurde der DMS-Einsatz mit einem Workflow zur Prüfung der wöchentlich rund 150 Eingangsrechnungen. Diese werden heute in der Poststelle täglich gescannt, automatisch verschlagwortet und zentral archiviert. Entsprechend festgelegter Index-Kriterien erscheinen die Rechnungen anschließend sofort in der Aufgabenliste des zuständigen Mitarbeiters. Dieser prüft sie, verlinkt sie mit Lieferscheinen und anderen Auftragsdokumenten, die ebenfalls archiviert sind. Er setzt verschiedene virtuelle Stempel wie etwa für die Kostenstelle oder die Nachkalkulation und leitet die Rechnung – wenn alle Prüfpunkte abgearbeitet sind – an den jeweiligen Projektleiter weiter. Sobald dieser sie anhand der verlinkten Dokumente geprüft und mit virtuellem Stempel freigegeben hat, wandert die Rechnung in die Liste der Buchhaltung. Dort wird sie gebucht und die Zahlung veranlasst. Mit dem Stempel „Bezahlt“ endet der Workflow. Die Rechnungen, die oft tagelang auf Schreibtischen liegen blieben, sind heute schnell geprüft und durch den Workflow geht keine Rechnung mehr verloren. Von Geschäftsführer und Projektleitern geschätzt wird ein weiterer Vorteil: Sie können auch von unterwegs via Internet auf das System zugreifen und so die Pausen zwischen einzelnen Terminen oder auf Baustellen effektiv nutzen, beispielsweise zur Rechnungsfreigabe. Gerade bei den oft postenreichen und hohen Rechnungen einiger Lieferanten lassen sich dadurch Skontofristen besser einhalten. Das bringt der Firma große Ersparnisse.
Personalunterlagen auf Knopfdruck
Für die digitale Personalakte wurden alle Personalunterlagen der Mitarbeiter gescannt und stehen nun zentral für den berechtigten Zugriff bereit. Ohne lange in Aktenschränken und Ordnern suchen zu müssen, können die Mitarbeiter der Personalabteilung nun von ihrem Arbeitsplatz aus sofort auf alle Unterlagen wie Urlaubsanträge oder Krankmeldungen zugreifen. Wertvolle Arbeitszeit spart hier ein weiterer Workflow, der zur Erfassung der Arbeitszeit der Monteure auf den Baustellen eingerichtet wurde. Die Wochenberichte der Monteure, die diese per E-Mail schicken, werden automatisiert erfasst, verschlagwortet und archiviert. Der zuständige Mitarbeiter in der Personalabteilung kann heute mit nur wenigen Mausklicks genau prüfen, ob die angegebenen Arbeitsstunden mit dem vorgegebenen Arbeitsplan übereinstimmen.
Was den Mitarbeitern bei Huber Gebäudetechnik an DocuWare besonders gefällt, ist das einfache Handling des Systems. Bei Huber Gebäudetechnik ist man gerade dabei, ein weiteres Projekt zu realisieren: Die umfangreichen Projektakten der Firma sollen in den nächsten Monaten archiviert werden.
